Пенсійний фонд встановив дедлайн для електронних трудових

Паперові трудові книжки потрібно оцифрувати та передати дані до Пенсійного фонду. У ПФУ застерігають: без цього можуть виникнути складнощі з підтвердженням стажу та оформленням пенсії.

Українцям дали час до 10 червня 2026 року, щоб перенести дані з трудових книжок у цифровий формат. Про це повідомили в Пенсійному фонді України в Донецькій області. У відомстві зазначають, що за відсутності оцифрованих документів у майбутньому можуть з’явитися проблеми з підтвердженням трудового стажу і, відповідно, з призначенням пенсії.

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперового документа, який поступово замінює традиційний облік. Інформація зберігається в Пенсійному фонді, що зменшує ризик втрати чи пошкодження документів і спрощує фіксацію трудової діяльності.

У ПФУ пояснюють, що оцифрування дає змогу перевіряти страховий стаж онлайн, зберегти дані від втрати, а в перспективі — оформлювати пенсію автоматично без особистого звернення. При цьому страховий стаж у системі відображається з 1 січня 2004 року — з моменту, коли набрав чинності закон про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування. Водночас періоди роботи, отримані до 2004 року, також зараховуються до страхового стажу, але їх потрібно підтвердити — завантаживши сканкопії відповідних документів.

Для подання трудової в електронному вигляді Пенсійний фонд встановив вимоги до файлів. Потрібні кольорові скани всіх заповнених сторінок у хронологічній послідовності, щоб були чітко видні записи, підписи та печатки. Приймаються формати .jpg або .pdf, розмір кожного файлу має бути до 1 Мб, рекомендована роздільна здатність — 300 dpi.

Оцифрувати трудову може як сам працівник, так і роботодавець. Кінцевою датою визначено 10 червня 2026 року — до цього часу паперові трудові книжки мають бути переведені в електронний формат відповідно до чинних норм.

У ПФУ також нагадали алгоритм для роботодавців, які подають сканкопії онлайн. Потрібно зайти в кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ, авторизувавшись за допомогою КЕП або токена. Далі в розділі «Комунікації з ПФУ» слід обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника», заповнити форму (РНОКПП та ПІБ працівника) і виконати пошук. Після цього додають файли зі сканами трудової книжки, підписують звернення КЕП і надсилають до Пенсійного фонду. Перевірити результати оцифрування можна в першому розділі на вкладці «Відомості про трудові відносини».